Epicor ECM / DocStar
Dễ dàng Hợp lý hóa việc Quản lý Tài liệu
Quản lý tài liệu hiệu quả luôn là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp. Phần mềm Quản lý Nội dung số Epicor ECM hay DocStar nổi lên như một giải pháp mạnh mẽ, cho phép các doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và truy xuất tài liệu điện tử một cách hiệu quả. Với các chức năng nâng cao như lập chỉ mục thông minh, tự động hóa quy trình làm việc và các công cụ cộng tác, DocStar giúp doanh nghiệp tăng năng suất đáng kể, đảm bảo tuân thủ và giảm chi phí.
Epicor ECM hay DocStar là gì?
DocStar là một phần mềm quản lý tài liệu ưu việt, cho phép doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và truy xuất tài liệu điện tử. Phần mềm loại bỏ việc lưu trữ giấy tờ truyền thống, cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất, cải thiện khả năng truy cập và bảo vệ dữ liệu.
Tự động hóa AP
Khả năng tự động hóa quy trình làm việc của DocStar giúp đơn giản hóa và cơ giới hóa quy trình vận hành doanh nghiệp. Việc tích hợp DocStar cho phép thiết kế, tùy chỉnh và tự động hóa các quy trình công việc phức tạp, tăng cao hiệu quả và sản lượng.
Tự động hóa HR
DocStar mang lại cuộc cách mạng hóa cho Quản lý Nhân sự, đơn giản hóa các nhiệm vụ như đào tạo nhân viên, xử lý tài liệu và tuân thủ. Tận dụng khả năng tự động hóa mạnh mẽ này sẽ giúp tối đa hóa hiệu quả nhân sự, cải thiện sự hài lòng của nhân viên và tăng năng suất tổng thể của tổ chức.
Các Tính năng Chính của DocStar
Thu thập Tài liệu
Thu thập tài liệu nhanh chóng và chính xác từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm máy scan, email và các hệ thống file, với sự hỗ trợ đáng tin cậy cho việc trích xuất dữ liệu tự động, Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và lập chỉ mục thông minh.
Lưu trữ và Hệ thống Tài liệu
Lưu trữ tài liệu một cách an toàn trong kho lưu trữ tập trung và loại bỏ nguy cơ thất lạc hoặc mất mát. Nhanh chóng định vị và truy cập tài liệu dựa trên thẻ siêu dữ liệu có thể tùy chỉnh, từ khóa hoặc các tìm kiếm thường được sử dụng từ thanh công cụ Google với các tính năng tìm kiếm và truy xuất nâng cao.
Tự động hóa Quy trình làm việc
Tự động hóa các quy trình tập trung vào tài liệu, như phê duyệt, đánh giá và thông báo. Tạo các quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, xác định các quy tắc định tuyến và thiết lập cảnh báo để giảm sự can thiệp thủ công và đảm bảo quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
Phối hợp và Chia sẻ
Khả năng đồng thời truy cập và làm việc trên các tài liệu giúp đội ngũ phối hợp hiệu quả hơn, với tính năng kiểm soát phiên bản, dấu vết kiểm toán và các tùy chọn chia sẻ dữ liệu an toàn.
Tuân thủ và Bảo mật
Tuân thủ các quy định của ngành, như Đạo luật về Trách nhiệm Giải trình và Cung cấp Thông tin Bảo hiểm Y tế Hoa Kỳ (HIPPA) và Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu (GDPR), sử dụng hệ thống kiểm soát ra vào, quyền của người dùng và chính sách lưu giữ tài liệu. Bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi các truy cập trái phép hoặc vi phạm dữ liệu bằng môi trường truyền dẫn và lưu trữ tài liệu an toàn.
Doanh nghiệp nào cần tới DocStar?
Phần mềm DocStar mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô và ngành nghề khác nhau. Ví dụ:
- Công nợ phải trả
- Nhân sự
- Hoạt động bán hàng
- Chăm sóc sức khỏe
- Sản xuất
- Phân phối
- Dịch vụ tài chính
- Giáo dục
Nó cần thiết cho các doanh nghiệp phải xử lý khối lượng lớn tài liệu, như các hãng luật, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, tổ chức tài chính, công ty sản xuất và cơ quan chính phủ.
Tại sao các doanh nghiệp lựa chọn Phần mềm DocStar?
Tăng Năng suất
Phần mềm DocStar loại bỏ việc xử lý tài liệu thủ công, giảm thiểu các công việc hành chính và cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính.
Tăng hiệu quả Hợp tác
Hệ thống giúp các nhóm, phòng ban và các bên liên quan bên ngoài hợp tác một cách liền mạch, nâng cao năng suất và năng lực ra quyết định.
Tiết kiệm Chi phí
Bằng cách chuyển đổi từ quản lý tài liệu trên giấy sang hệ thống điện tử, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và truy xuất tài liệu.
Nâng cao tính Tuân thủ
Các tính năng bảo mật mạnh mẽ và dấu vết kiểm toán của phần mềm DocStar đảm bảo tuân thủ các quy định của ngành và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
Khả năng Mở rộng và Tích hợp
Phần mềm DocStar có thể phát triển song hành cùng doanh nghiệp, đáp ứng được với khối lượng tài liệu ngày càng tăng và tích hợp với các hệ thống phần mềm hiện có, bao gồm cả Epicor ERP.
Làm thế nào để triển khai DocStar?
1
Đánh giá Nhu cầu
Xác định các yêu cầu và mục tiêu quản lý tài liệu của doanh nghiệp.
2
Cấu hình Hệ thống
Tùy chỉnh DocStar để phù hợp với quy trình làm việc cụ thể, yêu cầu siêu dữ liệu và chính sách bảo mật cụ thể của doanh nghiệp.
3
Chuyển đổi Dữ liệu
Chuyển các tài liệu hiện có từ dạng vật lý hoặc kỹ thuật số sang hệ thống DocStar, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và lập chỉ mục phù hợp.
4
Đào tạo Người dùng
Đào tạo toàn diện cho nhân viên về cách sử dụng DocStar một cách hiệu quả, bao gồm việc thu thập, truy xuất tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc.
5
Thử nghiệm và Triển khai
Kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống để đảm bảo hệ thống đáp ứng các yêu cầu kinh doanh và triển khai nó trên quy mô toàn doanh nghiệp.
Làm thế nào để tích hợp DocStar vào Epicor ERP?
Tích hợp phần mềm DocStar với Kinetic (Epicor ERP) sẽ tối đa hóa lợi ích của cả hai hệ thống. Việc tích hợp cho phép doanh nghiệp truy cập liền mạch vào các tài liệu trực tiếp từ giao diện Epicor ERP, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng. Các tài liệu liên quan đến đơn đặt hàng, hóa đơn, hợp đồng và các giao dịch khác có thể được truy xuất dễ dàng và liên kết với các hồ sơ cụ thể trong Epicor ERP, cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu và hợp lý hóa quy trình.
Các bước tích hợp DocStar vào Epicor Kinetic
1
Tham khảo ý kiến của các chuyên gia Epicor và DocStar để hiểu rõ các yêu cầu tích hợp phần mềm và phương pháp tốt nhất.
2
Thiết lập kết nối cần thiết giữa hai hệ thống, đảm bảo đồng bộ hóa dữ liệu và kết nối an toàn.
3
Tùy chỉnh tích hợp để phù hợp với nhu cầu quản lý tài liệu và ERP của doanh nghiệp.
4
Kiểm tra kỹ lưỡng quá trình tích hợp để xác minh độ chính xác của dữ liệu, truy xuất tài liệu liền mạch và tự động hóa quy trình làm việc.
5
Đào tạo nhân viên cách truy cập và sử dụng các tính năng của DocStar trong môi trường Epicor ERP.
Bạn quan tâm hơn nữa?
Hãy liên hệ với chúng tôi để hiểu hơn về Epicor ECM (DocStar)!