Vì “để mai sửa” không phải là mô hình dịch vụ có thể mở rộng
Với nhiều nhà sản xuất tại Việt Nam, dịch vụ hiện trường vẫn vận hành bằng Excel, kinh nghiệm truyền miệng và một điều phối viên “siêu nhân” gồng gánh cả hệ thống. Lệnh công việc tạo đi tạo lại, vật tư thì… đoán, hóa đơn xuất trễ, còn ban lãnh đạo thì không hiểu vì sao biên lợi nhuận dịch vụ chỉ tồn tại trên báo cáo PowerPoint.
Epicor Field Service Management (FSM), khi tích hợp chặt chẽ với Epicor Kinetic, sinh ra để chấm dứt tình trạng này.
Khi dịch vụ, sản xuất, tồn kho và tài chính dùng chung một mô hình dữ liệu, “hiệu quả” không còn là khẩu hiệu marketing mà thể hiện rất rõ trong:
- Tỷ lệ sử dụng kỹ thuật viên
- Thời gian phản hồi
- Dòng tiền thực tế
Tại Data V Tech Solutions, chúng tôi thấy một điểm chung ở các nhà sản xuất và phân phối: khi quy trình dịch vụ được chuẩn hóa và kết nối trực tiếp với ERP, hiệu quả tăng nhanh — và bền.
Vấn Đề Cốt Lõi: Dịch Vụ Đang Sống Ở Một “Vũ Trụ Song Song”
Phần lớn sự kém hiệu quả đến từ sự rời rạc:
- Điều phối ở một hệ thống
- Kỹ thuật viên làm việc dựa trên PDF hoặc trí nhớ
- Tồn kho nằm trong ERP… nhưng không ai mở
- Tài chính sửa hóa đơn sau khi mọi thứ đã sai
Epicor Field Service giải quyết bằng cách chuẩn hóa toàn bộ vòng đời công việc: tạo lệnh, lập lịch, thực hiện và thanh toán. Epicor Kinetic đảm bảo dữ liệu chỉ nhập một lần, dùng cho tất cả các bộ phận.
Không nhập lại. Không “đào khảo cổ” đối soát số liệu.
Những Đòn Bẩy Hiệu Quả Chính Trong Epicor Field Service
Điều Phối & Lập Lịch Tập Trung
Epicor FSM cho phép người lập kế hoạch nhìn thấy theo thời gian thực:
- Năng lực và lịch trống của kỹ thuật viên
- Kỹ năng và chứng chỉ
- Vị trí và thời gian di chuyển
- SLA và cam kết phản hồi
Kết quả:
- Tăng tỷ lệ sử dụng kỹ thuật viên
- Giảm thời gian di chuyển vô ích
- Ít hơn những câu hỏi kiểu “sao lại cử nhầm người?”
Điều phối không còn là chữa cháy, mà trở thành chức năng hoạch định đúng nghĩa.
Thực Thi Dịch Vụ Trên Mobile (Sửa Đúng Ngay Lần Đầu)
Kỹ thuật viên có đầy đủ trên thiết bị di động:
- Lệnh công việc và checklist
- Lịch sử thiết bị và installed base
- Danh sách vật tư và tài liệu
Điều này giúp:
- Tăng tỷ lệ sửa đúng lần đầu
- Giảm tái công việc
- Xóa bỏ hoàn toàn việc nhập liệu sau khi xong việc
Không hoàn thành trên hệ thống = coi như chưa làm. Epicor buộc kỷ luật này.
Tự Động Hóa Kiểm Soát & Lập Hóa Đơn
Epicor FSM tự áp dụng:
- Quy tắc chi phí mặc định
- Đơn giá nhân công & di chuyển
- Điều khoản hợp đồng & bảo hành
Kết quả là:
- Rút ngắn chu kỳ quote-to-cash
- Giảm tải cho back office
- Ngăn thất thoát doanh thu vì “để lát sửa hóa đơn”
Sự thật phũ phàng: “lát” thường không bao giờ tới.
Vì Sao Epicor Field Service Phải Đi Cùng Epicor Kinetic
Hiệu quả dịch vụ sẽ sụp đổ nếu tách rời khỏi sản xuất. Epicor tránh được cái bẫy này.
Installed Base, BOM & Revision — Đúng Ngữ Cảnh
Đội dịch vụ thấy được:
- Cấu hình thiết bị
- Cấu trúc BOM
- Phiên bản, revision
Chẩn đoán nhanh hơn, chọn đúng linh kiện ngay lần đầu — không cần thêm một chuyến xe thứ hai.
Tồn Kho Thời Gian Thực
Kỹ thuật viên biết:
- Có linh kiện hay không
- Ở kho nào
- Đã được phân bổ chưa
Phản hồi đúng hạn và hoàn thành công việc tăng rõ rệt. Đoán mò được thay bằng dữ liệu. Cách mạng ghê chưa.
Phản Hồi Dịch Vụ Cải Thiện Sản Xuất
Dữ liệu hỏng hóc, thời gian sửa, mức tiêu thụ linh kiện quay ngược về:
- Kỹ thuật
- Kế hoạch sản xuất
- Định mức thời gian chuẩn
Dịch vụ không còn là trung tâm chi phí mà trở thành nguồn cải tiến sản phẩm.
Những Thực Hành Cấu Hình Thật Sự Quan Trọng
Chuẩn Hóa Sản Phẩm Dịch Vụ
Xây dựng template cho:
- Bảo trì định kỳ
- Lắp đặt
- Hiệu chuẩn
- Nâng cấp
Mỗi template có sẵn task, checklist, thời gian ước tính. Lập lệnh nhanh hơn, kế hoạch
Ghép Kỹ Năng & Chứng Chỉ
Epicor FSM tự động phân công theo:
- Kỹ năng
- Chứng chỉ
- Yêu cầu tuân thủ
Giảm rủi ro, tăng chất lượng, tránh phạt SLA.
Hợp Đồng & Bảo Hành “Tự Chạy”
Khi entitlement và quy tắc tính phí được cấu hình đúng:
- Hóa đơn tự sinh
- Tranh chấp giảm
- Biên lợi nhuận không còn rò rỉ âm thầm
Đây là chỗ nhiều dự án làm sai — và là nơi Data V Tech thường xuyên vào “giải cứu”.
KPI Để Cải Tiến Thật, Không Phải Slide Trình Chiếu
Epicor FSM cho phép theo dõi:
- Tỷ lệ sửa đúng lần đầu
- Tỷ lệ sử dụng kỹ thuật viên
- Thời gian di chuyển vs. thời gian sửa
- Thời gian phản hồi & xử lý
Kết hợp với dữ liệu ERP, doanh nghiệp phân tích được:
- Lợi nhuận theo hợp đồng
- Biên lợi nhuận theo tài sản
- Hiệu quả dịch vụ theo từng khách hàng
Lãnh đạo tập trung vào những dịch vụ thật sự kiếm tiền. Ý tưởng điên rồ nhỉ.
Các Bước Thực Tế Để Làm Đúng
1. Bắt đầu từ một dòng dịch vụ
Thử nghiệm lắp đặt hoặc PM trước khi mở rộng.
2. Bắt buộc dùng mobile
Không giấy tờ. Không ngoại lệ. Trường bắt buộc và checklist đảm bảo dữ liệu sạch.
3. Thiết kế quy trình liên phòng ban
Dịch vụ, sản xuất và tài chính phải thống nhất trạng thái, phê duyệt, bàn giao. Nếu không, hệ thống sẽ bị “lách”.
Đây là lý do cần một đối tác Epicor có kinh nghiệm.
Vì Sao Nhà Sản Xuất Chọn Data V Tech Solutions
Tại Data V Tech Solutions Company Ltd., chúng tôi chuyên:
- Tích hợp Epicor Kinetic & Field Service
- Thiết kế quy trình dịch vụ xoay quanh sản xuất
- Cấu hình gắn chặt dịch vụ – vận hành – tài chính
Chúng tôi không chỉ “bật module”. Chúng tôi thiết kế vận hành dịch vụ có thể mở rộng mà không cần thêm người hay thêm hỗn loạn.
Chia sẻ với chúng tôi quy trình dịch vụ hiện tại trong Epicor Kinetic — tạo job, hợp đồng, xuất kho, hóa đơn — chúng tôi sẽ xây dựng bản thiết kế FSM phù hợp riêng cho doanh nghiệp bạn.
Và đúng vậy, chúng tôi cũng sẽ nói thẳng bạn không nên cấu hình gì.
